Kantoorruimte: welke kosten zijn aftrekbaar?

Als startende ondernemer is het goed om je te verdiepen in de regels van de Belastingdienst. Ga je een kantoorruimte huren? Dan zijn er een aantal kosten die je kunt afschrijven, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Dit kan het extra aantrekkelijk maken om de overstap te maken van ondernemen vanuit huis naar ondernemen vanuit een eigen kantoor. Door je goed te informeren, neem je betere beslissingen en kan je flink wat geld besparen.

Kantoorruimte buiten huis

Niet alle kosten die je maakt komen in aanmerking voor belastingaftrek. Allereerst is het goed om te weten dat de Belastingdienst kijkt of je een kantoorruimte buitenshuis huurt, of dat je thuis een kantoor hebt ingericht. Als je vanuit huis werkt, zijn er meer eisen en beperkingen met betrekking tot aftrekbare zakelijke kosten.

Huur je een kantoorruimte, dan kan je in ieder geval de huur van het kantoor, de aanschafkosten en afschrijving op kantoormeubilair en apparatuur, de kosten voor drukwerk en supplies en de internetverbinding afschrijven. Ook zakelijke telefoongesprekken en de kosten voor de schoonmaker zijn aftrekbaar. Of je gemaakte kosten nu wel of niet (deels) kunt aftrekken, het is altijd interessant om kritisch naar je uitgaven te kijken. Zo kan je eenvoudig besparen met de aanschaf van tweedehands kantoormeubelen.

Kantoorruimte aan huis

Met een kantoor aan huis is het een stuk lastiger om kosten af te trekken van de belasting. Dit is alleen mogelijk als je kantoor aan huis over een eigen ingang beschikt en als het kantoor over eigen sanitaire voorzieningen beschikt. Je moet 30% van alle inkomsten verdienen vanuit deze werkruimte óf, als je ook een kantoor buitenshuis hebt, 70% van alle inkomsten.

De kosten die vervolgens aftrekbaar zijn, zijn huur- of afschrijvingskosten van het deel van je huis dat je zakelijk gebruikt. Verzekeringen die relevant zijn voor jouw onderneming en een deel van de kosten voor telefoon, internet, gas, water en licht. Ook kan 4% van de werkelijke waarde van het kantoor aan huis worden opgevoerd als aftrekpost, evenals de kosten voor de inrichting en apparatuur waarvan je kunt aantonen dat deze strikt zakelijk gebruikt worden.

Veel ondernemers kiezen voor tweedehands bureaustoelen, gebruikte bureaus en archiefkasten voor de inrichting van het thuiskantoor. Op deze manier bespaar je al snel tientallen procenten vergeleken met de aanschaf van nieuw kantoormeubilair. Ook koop je A-merk kwaliteit, waardoor je lang plezier beleeft aan de meubels.

Controle door Belastingdienst

De kosten die jij als aftrekposten declareert, hoef je in principe niet te verantwoorden. Wel is het belangrijk dat de kosten uit zakelijk oogpunt zijn gemaakt en dat dit ook aannemelijk is. Zolang de kosten niet buiten proportie zijn, controleert de Belastingdienst de kosten die je opgeeft niet.